Заява про конфіденційність

Заява про конфіденційність даних

Заява про захист даних бібліотечної служби округу Кілкенні.
Хто ми і чому нам потрібна ваша інформація?
Рада округу Кілкенні прагне сприяти економічному, соціальному та культурному розвитку округу Кілкенні і тим самим внести значний внесок у покращення якості життя людей округу Кілкенні.
Бібліотечна служба Кілкенні є функцією Ради, відповідальною за виконання статутних функцій Ради стосовно бібліотечних послуг.
Надання високоякісних послуг, пристосованих для задоволення потреб усіх наших клієнтів, залишається однією з основних цілей ради округу Кілкенні і включено в наш корпоративний план. Ця якісна послуга включає не тільки рівень та якість обслуговування наших клієнтів, а й якість наших процесів прийняття рішень, ефективність та результативність наших корпоративних операцій, стандарти наших засобів та нашу здатність адаптуватися до постійно мінливе середовище.
Щоб надати найбільш ефективний і цільовий спектр послуг для задоволення потреб громадян, громад та бізнесу округу Кілкенні, ми повинні будемо збирати, обробляти та використовувати певні типи інформації про людей та організації. Залежно від послуги, яка шукається або надається, інформація, яку шукає, може включати «особисті дані», як визначено Законом про захист даних та Загальним регламентом про захист даних (GDPR), і може стосуватися поточних, минулих і майбутніх користувачів послуг; минуле; діючі та майбутні співробітники; постачальники; та представників громадськості, які можуть спілкуватися з нашими співробітниками. Крім того, час від часу персонал може вимагати збирати, обробляти та використовувати певні типи персональних даних для дотримання нормативних або законодавчих вимог.
Як член/користувач бібліотеки Бібліотечна служба округу Кілкенні обробляє ваші персональні дані під час надання бібліотечних послуг для своєї території.
У цій заяві описано, які типи інформації ми збираємо від вас, як вона використовується нами, як ми ділимося нею з іншими, як довго ми зберігаємо вашу інформацію, ваші права, як ви можете керувати інформацією, яку ми зберігаємо, і як ви можете зв’язатися з нами .
Зміст цієї заяви може час від часу змінюватися, останню версію можна знайти тут та на стійці бібліотеки в наших філіях.
Чому ми маємо заяву про конфіденційність?
• Щоб продемонструвати нашу тверду відданість конфіденційності
• Щоб гарантувати вам безпеку наданих вами даних.
Бібліотечна служба округу Кілкенні зобов’язується перед вами, що персональні дані, які вам може знадобитися надати нам:
• Отримано законним, справедливим та прозорим чином.
• Отримано лише для певних, чітко визначених та законних цілей. 
• Адекватні, релевантні та обмежені тим, що необхідно для мети, для якої вони були отримані.
• Зафіксовано, точно та безпечно зберігається, а за необхідності оновлюється.
• Зберігаються лише стільки часу, скільки необхідно для цілей, для яких вони були отримані.
• Зберігаються у формі, яка дозволяє ідентифікувати суб’єкта даних.
• Обробляються лише таким чином, що забезпечує належну безпеку персональних даних, включаючи захист від несанкціонованої або незаконної обробки.
Політика захисту даних
Політика захисту даних Ради округу Кілкенні пояснює, як ми прагнемо забезпечити безпеку будь-яких персональних даних, які ви нам надаєте.
З копією Політики захисту даних можна ознайомитися тут.
Яку інформацію ми збираємо?
Інформація, яку ви надаєте нам, коли стаєте членом Бібліотечної служби у філії чи онлайн, або якщо ви зв’язуєтесь з нами через наш вебсайт.
Інформація, яку ви надсилаєте безпосередньо в листуванні або електронних листах до пунктів обслуговування бібліотек
Інформація, яку ми отримуємо в результаті користування вами послугами нашої бібліотеки.
Інформація, яку ви нам надаєте, якщо ви є постачальником бібліотечних послуг
Зображення з камер відеоспостереження, які відстежуються/записуються, здійснюються відповідно до нашої Політики відеоспостереження, з якою можна ознайомитися тут.
Як ми використовуємо цю інформацію
Щоб забезпечити ефективне бібліотечне обслуговування, інформацію, яку ми збираємо та зберігаємо, можна використовувати для:
• надавати доступ до послуг бібліотечного кредитування та запитів через нашу національну бібліотечну систему
• надавати членам нагадування, повідомлення, оновлення та інформацію про послуги, події тощо
• надавати вам доступ до послуг сторонніх бібліотек
• дозволити бронювання та доступ до ПК та Інтернету, а також користування Wi-Fi бібліотеки
• дозволити користування послугами друку
• дозволяти бронювання та відвідування заходів
• обробляти платежі, наприклад, плату за втрачені речі тощо.
• дозволити Раді округу Кілкенні обробляти платежі для постачальників бібліотек
• Зображення з камер відеоспостереження можуть використовуватися з метою запобігання, розслідування, виявлення або переслідування кримінальних злочинів, а також для безпеки персоналу та громадськості
 
Членство в бібліотеці
Усіх претендентів на членство в бібліотеці просять надати інформацію, включаючи такі категорії даних;
• Ім'я (Прізвище та Ім'я)
• Адреса, включаючи індекс Ірландії
• Дата народження
• Адреса електронної пошти
• Номер мобільного телефону
• Повне ім'я батька/опікуна (лише для осіб віком до 18 років)
• Адреса батьків/опікунів (лише для осіб віком до 18 років)
• ПІН-код
Членство річне.
Будь-яка надана особиста інформація оброблятиметься за найвищими стандартами безпеки та конфіденційності відповідно до Законів про захист даних 1988–2018 років.
Система управління бібліотекою
 Розвиток бібліотек є функцією LGMA, яка відповідає за виконання статутних функцій LGMA щодо бібліотечних послуг. У рамках цієї ролі LGMA (Розвиток бібліотек) закуповує, визначає та контролює комп’ютерну систему, яка використовується для підтримки служби кредитування мережевих публічних бібліотек Ірландії. Ця система називається системою управління бібліотекою (LMS).
Ви можете ознайомитися з заявою про конфіденційність даних LGMA /Бібліотек Ірландії тут.
Обмін персональними даними
Ми можемо надавати ваші персональні дані вибраним третім сторонам, включаючи, наприклад, ISA, NMN, An Garda Siochana, юридичних представників та інші державні установи, якщо цього вимагає закон. Дані передаються іншим бібліотекам місцевих органів влади Ірландії з метою надання послуг національної бібліотечної системи та спільних бібліотек.
Бібліотека окружної ради Кілкенні надає своїм читачам доступ до онлайн-послуг, що надаються третіми сторонами. Повний список послуг та доступ до них дивіться на сайті www.kilkennylibrary.ie.
Вони збиратимуть особисті дані про вас, включаючи номер вашого бібліотечного квитка, для власних цілей. Бібліотечна служба ради округу Кілкенні не передає ваші особисті дані цим третім особам. Деяким із них – за потреби – дозволено перевіряти певні елементи інформації за нашою бібліотечною системою, щоб підтвердити їх дійсність.
Ви повинні звернутися до їхніх заяв про конфіденційність, щоб отримати інформацію про те, що вони роблять з вашими даними та які права доступні вам.
Продукти/послуги сторонніх постачальників, як-от бібліотечні кіоски самообслуговування, послуги бронювання ПК і Wi-Fi, а також контроль доступу до My Open Library підключаються до нашої Системи керування бібліотекою з метою перевірки або отримання необхідної інформації під час сканування/введення картки бібліотеки номер штрих-коду та ваш PIN-код для доступу до послуги.
Бібліотечна служба також використовує послуги сторонніх постачальників для моніторингу та обслуговування систем відеоспостереження/безпеки, які обробляють персональні дані. Зображення камер відеоспостереження контролюються/записуються з метою запобігання та розслідування злочинів, безпеки населення та працівників, а також здоров’я та безпеки.
Правова основа обробки персональних даних
Правова основа обробки персональних даних бібліотечною службою в основному міститься в наступному законодавстві:
• Відповідно до статті 6 (1) (a) та (e) GDPR та
• Закон про безпеку, здоров'я та добробут на робочому місці 2005 року
• Розділ 66 Закону про місцеве самоврядування 2001 року
• Закон про місцеве самоврядування 2001 року – Частина 9, Розділ 3 – Функції бібліотек та архівів
• Наказ про створення Агентства з управління місцевим самоврядуванням 2012 року – Нормативний акт 290 від 2012 року
• Закон про місцеве самоврядування (різні положення) 2012 року (Передача функцій An Chomhairle Leabharlanna) – Наказ 2012 року – Нормативний акт 423 від 2012 року.
Може існувати обмежена кількість обставин, коли Бібліотечна служба покладається на згоду на обробку персональних даних. За таких обставин суб’єкт даних має право в будь-який час відкликати згоду на обробку його персональних даних. Якщо обробляються спеціальні категорії інформації, відділ бібліотеки отримає явну згоду суб’єкта даних на таку обробку, якщо це не передбачено законом або персональні дані необхідні для захисту здоров’я суб’єкта даних у надзвичайній ситуації.
Повідомлення про події бібліотеки
Ми зв’яжемося з вами, лише якщо ви дасте свою згоду на отримання сповіщень у зв’язку з використанням вами послуги та/або на отримання бібліотечних подій/оновлень послуг. Ви маєте право в будь-який час відкликати свою згоду, звернувшись до Бібліотечної служби.
Політика збереження записів
Практика Бібліотечної служби щодо зберігання персональних даних керується Національною політикою зберігання записів місцевих органів влади Агентства з управління місцевими органами влади (LGMA) та будь-якими оновленнями, виданими LGMA. Копії цих документів доступні тут.
Зображення відеоспостереження не зберігаються довше, ніж це вважається необхідним для цілей, для яких вони обробляються. Таким чином, якщо зображення не потрібні для розслідування інциденту або якщо дані потрібні для доказів та/або судового розгляду, вони не будуть зберігатися більше ніж 28 днів. Через 28 днів відзнятий матеріал буде автоматично перезаписаний.
Додаткову інформацію щодо обробки персональних даних за допомогою систем відеоспостереження та відеоспостереження можна знайти в нашій політиці відеоспостереження, яка доступна тут.
Твої права
Ви маєте право вимагати доступу до персональних даних, які зберігаються про вас, отримати підтвердження про наявність даних, що стосуються вас, бути поінформованими про зміст і джерело даних та перевірити їх точність. Крім того, якщо дані, що зберігаються у нас, виявляться неточними, ви маєте право змінити, видалити, заблокувати або заперечити проти використання персональних даних, які зберігаються Радою округу Кілкенні. За певних обставин блокування доступу до даних може затримати або скасувати доступ до служби, якщо дані вимагаються законом або для основних цілей, пов’язаних із наданням вам послуг.
Зверніть увагу, що для захисту вашої конфіденційності ми вживаємо заходів для перевірки вашої особи, перш ніж надати доступ до персональних даних. Щоб скористатися своїми правами, перейдіть за посиланням тут. 
Право відповідності Офісу Уповноваженого із захисту даних
Якщо ви не задоволені результатом відповіді, яку ви отримали від ради округу Кілкенні щодо вашого запиту, ви маєте право подати скаргу до Уповноваженого із захисту даних, який може розслідувати це питання за вас.
Веб-сайт Уповноваженого із захисту даних www.dataprotection.ie або ви можете зв’язатися з його офісом за адресою:
Номер телефону: 0761 104 800 або місцевий 1890 252 231
Електронна адреса: info@dataprotection.ie
Вебсайт: www.dataprotection.ie
Поштова адреса: Комісія із захисту даних, Канал-Хаус, Стейшн-Роуд, Портарлінгтон, округ Лаойс, R32 AP23
Додаткова інформація
Додаткову інформацію та поради щодо функціонування цього документа про політику та процедури можна отримати у спеціаліста із захисту даних Ради округу Кілкенні.
 
Контактні дані спеціаліста із захисту даних Ради округу Кілкенні:
Номер телефону: +353 56 7794277
Електронна адреса: dataprotection@kilkennycoco.ie
Вебсайт: www.Kilkennycoco.ie
Поштова адреса: Рада графства Кілкенні, Будівля графства, вулиця Джона, Кілкенні R95 A39T
Моніторинг та огляд
Положення, що містяться в цій заяві, підлягають постійному моніторингу та перегляду.